Aperçu du projet

Ce projet a consisté à concevoir et développer un logiciel de gestion de projets et de demandes de subvention destiné aux structures sportives affiliées au CROS Occitanie et au CDOS Drôme.
L’objectif principal était de digitaliser entièrement le processus de dépôt, de suivi et de validation des demandes de subvention, tout en facilitant la gestion interne des projets associatifs.

La plateforme offre une interface intuitive permettant aux clubs et comités de créer leurs projets, d’y associer des budgets, de déposer leurs pièces justificatives et de suivre l’avancement de leurs dossiers en temps réel.

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Objectifs

Le projet visait à répondre à plusieurs enjeux majeurs rencontrés par les structures sportives régionales :

• Simplifier le dépôt des demandes de subvention pour les associations sportives, souvent peu familières avec les démarches numériques.
• Centraliser la gestion des projets pour le CROS et les CDOS, afin de disposer d’une vision claire et à jour de l’ensemble des actions financées.
• Automatiser le suivi administratif, avec des relances, statuts et notifications automatiques pour les dossiers en attente.
• Favoriser la transparence et la traçabilité dans la gestion des aides publiques et des projets associatifs.

En parallèle, la solution devait être personnalisable, afin de s’adapter aux procédures spécifiques de chaque comité ou fédération.

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Périmètre du projet

Le périmètre de développement a couvert :

1. Analyse du processus existant de gestion des subventions et définition des besoins fonctionnels avec les équipes du CROS et du CDOS.
2. Conception d’une interface web ergonomique, accessible à tous les types d’utilisateurs (clubs, comités, administrateurs).
3. Développement d’un back-office complet pour le suivi des dossiers, la génération automatique de rapports et la gestion des statuts.
4. Mise en place d’un module IA capable d’analyser les pièces jointes et de suggérer automatiquement les aides les plus pertinentes selon le profil du projet.
5. Déploiement et accompagnement des utilisateurs (formations et support technique).

La solution a permis aux CROS et CDOS partenaires de digitaliser entièrement la gestion des subventions et d’offrir à leurs adhérents une expérience fluide, rapide et transparente pour le suivi de leurs projets.